februari 2018

Badges maken is onlosmakelijk verboden met het organiseren van een congres, reünie of beurs. Dat kan gemakkelijk met de informatie vanuit de bezoekerslijst die je kan downloaden in je account bij Ticketkantoor. Vervolgens gebruik je Word om de badges te genereren. Lees hier stap voor stap hoe het werkt. De handleiding hieronder is beschreven op basis van Word versie 2013, maar dezelfde werkwijze is van toepassing voor Word 2007 / 2010 of later. In Word tref je onder de menu optie 'Extra' de optie 'samenvoegbeheer' aan. Als je daar op klikt, wordt je begeleid in het proces aan de hand van 6 stappen. Stap 1: Nieuw document Je kiest in het geval van badges voor de optie ‘etiketten’. Daarna kan je meteen via ‘labelopties’ gaan kiezen met welke etiketten je wenst te werken. Er zijn diverse standaard layouts voor vistitekaartjes of naamkaartjes. Als je al papier of stickervellen hebt gekocht kies je voor het bijbehorende typenummer. Tip: Zet de optie 'rasterlijnen' aan, dan zie je beter hoe het er uit gaat zien. Stap 2: Selecteer gegevens Zorg dat je een Excellijst hebt klaarstaan met daarin de gegevens die je wilt tonen op de badges. Een dergelijke lijst met gegevens kun je voor jouw evenement downloaden vanuit je account bij Ticktkantoor. Ga hiervoor naar het 'dashboard' en kies de bezoekersijst waar je badges voor wil maken. Kies onderaan de lijst voor 'Exporteren naar Excel' en sla het document op. Bewerk desnoods de lijst met gegevens door te selecteren of te sorteren. Ga nu weer naar je Word document, kies bij 'Lijst ophalen' voor 'Gegevensbron openen' en selecteer het gedownloade Excel document. Je kunt nu kiezen welke velden je op de badge wil hebben staan. Bijvoorbeeld de naam en o.a. bedrijfsnaam als je daar om hebt gevraagd in het bestelproces. Stap 3: Layout Tijd om de layout van je labels in orde te maken. Hiervoor verlaat ik altijd even de wizard want ik voeg graag het logo van Xylos toe aan de badges. Dit kan eenvoudig door in het eerste etiket te gaan staan en ‘insert picture’ te doen. Je haalt je logo op (liefst al vooraf verkleind) en zet dit op de gewenste plaats op je badge via de ‘picture tools’ (‘position’ aanpassen naar gewenste plaats en via ‘wrap text’ zet je de picture ‘behind text’). Het is belangrijk om de picture ‘achter de tekst’ te zetten want dan kan je nooit in de problemen komen met het netjes positioneren van je tekst die ook op de badge moet komen. Dit kan met Een leuke tip: Stel dat je toch nog wat wilt schuiven met het logo, dan merk je dat dit niet zomaar kan, want het is niet meer aanklikbaar (het staat immers in de background). Maar dankzij de optie ‘select’ ‘select objects’ in de hometab kan je er toch opnieuw aan. Zo kan je het logo verder aanpassen naar wens en via ‘update labels’ staat het dan ook weer op alle labels goed. Daarna is het zaak om de gewenste velden op je badge te krijgen, zoals de firmanaam en de naam van de persoon. Je plaatst je cursor in de eerste badge en je kiest via de optie ‘insert merge field’ (onder ‘mailings’) de velden die je op de badge wilt tonen. Daarna pas je de layout aan (lettertype, grootte, positionering) en je doet weer ‘update labels’ zodat het op iedere badge verschijnt. Stap 4: preview your labels Dit spreekt voor zichzelf. Door te klikken op ‘preview your labels’ krijg je één pagina als voorbeeld hoe je finale mail merge er zal uitzien. Ben je niet tevreden met het resultaat, dan kan je terug naar je orginele document door nog eens te klikken op ‘preview results’ bovenaan. Stap 5: complete the merge Ben je wel tevreden van de preview, dan ga je de mail merge afwerken. Via ‘edit individual labels’ zie je dat er een nieuw Word document wordt aangemaakt met je finale mail merge. Stap 6: Klaar om te printen Tip: Je doet er goed aan om eerst even een test te doen met 1 pagina. Veel printers hebben een optie ‘papierkeuze’ waar ‘labels’ kan worden gekozen aanduiden. Dan weet de printer hoe er correct mee om moet worden gegaan. Volg je bovenstaande stappen, dan zal je merken dat je op een heel snelle manier je badges klaar hebt voor je volgende event!