Heb je een goed idee en wil je een evenement organiseren? Dan komt daar best wat bij kijken. Wij bieden hulp in de vorm van 10 tips!
Tip 1. Zorg voor overzicht
- Een evenement organiseren doe je niet zo maar even. Als je een betrouwbare organisator wil zijn is het zaak om alles goed op een rijtje te hebben. Letterlijk. Begin daarom met het maken van een draaiboek.
- Bij het samenstellen van een draaiboek is het belangrijk dat je de volgende onderdelen verdeelt in kolommen; de tijd, plaats, activiteit en wie de verantwoordelijke is. Zorg voor voldoende ruimte voor eventuele aantekeningen. Stel ook een lijst op van de mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle betrokken vrijwilligers/medewerkers.
- Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. De blauwdruk van een succesvol evenement!
Tip 2. Communicatie
- Vaak komt het voor dat niet alle betrokkenen van het evenement elkaar kennen. Het is verstandig om dan een vergadering te houden met alle betrokken medewerkers. Dit zorgt voor een kennismaking en het bevordert de samenwerking tijdens het evenement.
- Gebruik bijvoorbeeld een whatsapp groep om iedereen op de hoogte te houden.
Tip 3. Zoek sponsoren
- Bepaal wat je je sponsoren kunt bieden en breng dit handig onder in sponsorpakketten. Je kunt ze ook aanbieden een dat hun logo op de tickets kan komen te staan.
- Zoek informatie over sponsoren die partner waren voor soortgelijke evenementen
- Stel een lijst van je ideale sponsoren samen en benader deze.
- Bepaal het tarief van je sponsorpakketten.
Tip 4. Vraag een vergunning aan
- Kijk of je speciale vergunningen, licenties, verzekeringen etc. nodig hebt
- Vraag op tijd een vergunning aan als dat nodig is. Doe dat vóórdat je veel kosten gaat maken / de kaartverkoop start.
- Bespreek de beveiligingsbehoeften met je locatie en stel een beveiligingsplan op
- Maak een plattegrond van je evenement. Waar komt de ingang, garderobe, de bar etc.? Denk goed na over de doorstroom bij de ingang. Als er bijvoorbeeld polsbandjes moeten worden omgedaan kan dat tot een flinke
Tip 5. Maak je bekend
Vermeld op een pagina de telefoonnummers van de betrokken medewerkers en voeg een plattegrond(met vluchtroutes) toe. Een A-4tje met informatie over het bedrijf en het doel van het evenement is belangrijk voor de gasten van buitenaf.
- Maak een website
- Maak een facebook pagina en/of facebook event
- Geef duidelijk aan wat de gast mag verwachten. Voor jou is dat misschien overduidelijk, maar dat is waarschijnlijk voor lang niet iedereen vanzelfsprekend.
- Stuur je doelgroep een mailing. Dat kan heel makkelijk met bijvoorbeeld mailchimp
Tip 6. Verdeel en heers
Je kunt simpelweg niet alles zelf doen. En samen is het leuker dan alleen!
- Leg de regie bij één persoon in handen
- Zorg dat duidelijk is wie bevoegd is om snel beslissingen te nemen
- Stel één persoon aan die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
- Regel voldoende voor gastheren/-vrouwen
- Zorg voor mensen die de toegangscontrole en beveiliging op zich nemen
Tip 7. Kaartverkoop
Bedenk hoe je aan bezoekers de toegangskaarten kunt verkopen. Een ticketservice voor online verkoop van kaarten kan echt een uitkomst bieden. Zo wordt je ontzorgt en bovenal heb je van tevoren inzicht in het aantal mensen dat komt en je inkomsten.
- Bepaal de ticketprijs, denk hierbij aan alle kosten (vast en variabel) die je wil afdekken en of je verschillende soorten tickets wil uitgeven (denk aan volwassene kaartjes / kinderkaartjes)
- Bedenk wat er op de tickets moet komen te staan
- Misschien kun je er nog iets bij verkopen; parkeerkaart, goodiebag, diner
- Start de kaartverkoop op tijd dan heb je eerder inzicht in de belangstelling en kun je nog bijsturen.
Tip 8. Personeel / vrijwilligers
- Bepaal hoeveel mensen je nodig hebt voor de toegangscontrole
- Ga na of je mensen nodig hebt voor de garderobe, uitgeven van polsbandjes, de bar / licht / geluid etc.
- Kijk of je EHBO’ers nodig hebt
- Bedenk of je beveiliging nodig hebt
- Regel personeel of vrijwilligers voor deze taken
Tip 9. Puntjes op de i
- Maak je draaiboek af met tijdstippen in detail
- Geef alle betrokkenen een draaiboek.
- Beleg een laatste meeting om alles door te spreken
- Bevestig de tijden van al je leveranciers en programmaonderdelen
Tip 10. Na afloop
- Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc.
- Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
- Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
- Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
- Maak een financieel eindverslag.
- Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Een evenement organiseren is echt leuk als het op rolletjes verloopt.
We wensen je heel veel succes!
